โดยปกติโฟลเดอร์ทีเราใช้เก็บเมลปัจจุบัน จะมีรูปแบบต่างกันดังนี้
-
POP3 Protocol - จะใช้ชื่อว่า Personal Folders
-
IMAP Protocaol - จะเป็นชื่อ Account eg. "accountname@youdomain.com"
-
Synchronization สำหรับผู้ที่ใช้งาน Kerio Outlook Connector
ในกรณีที่ .pst หรือขนาด Inbox ใกล้เต็ม
โปรแกรม Microsoft Outlook 2007 เองจึ่งมีการสร้างคำสั่ง Archive ใช้สำหรับสำรองข้อมูล และย้ายข้อมูลจากโฟลเดอร์การใช้งานปัจจุบัน มาสร้างโฟลเดอร์ที่ชื่อ Archive แบบอัตโนมัติ ซึ่งโฟลเดอร์ Archive จะอยู่ด้านล่างหน้าโฟลเดอร์ปัจจุบัน การย้ายโฟลเดอร์นี้ เราสามารถเลือกย้ายโฟลเดอร์ต่างๆได้ตามต้องการ
วิธีสำรองข้อมูลหรือย้ายข้อมูลด้วย Archive
-
คลิกเมนู File
-
คลิกคำสั่ง Archive
-
เลือก Archive this folder and all subfolders
-
คลิกเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ เช่น Inbox, Calendar, Contacts เป็นต้น
-
ในช่อง “Archive items older than วันที่” ให้เลือกวันที่ที่ต้องการ (เลือกสำรองข้อมูลที่เก่ากว่าวันที่ที่ต้องการ)
-
คลิกปุ่ม OK เพื่อเริ่มต้นการทำ Archive
-
รอจนกระทั่งมีการย้ายข้อมูลเสร็จสิ้น
ระหว่างการย้ายข้อมูลด้วยวิธี Archive นี้เราจะไม่สามารถทำการใดๆ ได้ และเวลาที่ใช้ในการทำ Archive นี้ จะนานหรือไม่ ขึ้นกับจำนวนเมลที่เราทำการย้ายข้อมูลออกไป
ที่มา http://www.idealhosting.in.th/forums/index.php/topic,59.0.html